18分間のプランで1日を管理するテクニック
私訳です。
出典はハーバード・ビジネス・レビューのオンライン英語版です。
ぼくがこれを実践するためにつかっているシートも貼り付けておきます。 www.dropbox.com
ピーター・ブレッグマン著 2009年7月20日 原文：An 18-Minute Plan for Managing Your Day - HBR https://hbr.org/2009/07/an-18minute-plan-for-managing
イントロダクション
昨日、1日をスタートするときのわたしは、よしやるぞという心がまえを持っていました。朝、オフィスに到着したときには、漠然とした意識でこれからやろうとしている仕事について考えていました。それから椅子に座り、コンピューターを起動し、メールをチェックしたのです。気づけばあっという間に2時間が経過していました。わたしはいくつもの試練と戦い、他人の問題を解決し、メールや電話の向こうからわたし目がけてやってくる仕事に何でもかんでも対処しました。それらが片付いたときには、もう自分が本当は何を達成しようとしていたのかを思い出すことなどできませんでした。そもそも、コンピューターを立ち上げたのは何をするためだったんだっけ。どうでもいい仕事にわたしは待ち伏せされていたのです。こうなることは最初からわかっていたのに。
わたしは時間管理法を教えているのですが、授業の始めにはかならず同じ質問をしています。「あなたたちの中で、時間がたっぷりあって、なおかつその時間内でする仕事が足りなくて困っている、というひとがいたら、挙手してください」この10年間でたったひとりも手を挙げたひとはいません。
その事実が意味するのは、わたしたちは毎日仕事を始める前にすでに、仕事をすべてやってしまうことなどできないとわかっているということです。したがって、どのように限られた時間を使うか。それが重要な戦略上の問題です。だから「することリスト」もしくは「しないことリスト」を作るのは良いアイディアだと思います。自分が本当にやりたい仕事こそ、集中するのがもっとも難しいことなのですから。
しかしそのふたつのリストを作ってさえ太刀打ちできない難題があります。それはもちろん、実行することです。プランに執着しようとしても、多くの仕事があなたを脱線させようとすることはありませんか？ また、少数の重要な仕事に集中しようとしても、多数の仕事があなたの関心を引いてくるので、集中できたことなんてないのではないでしょうか？
だからわたしたちにはコツが必要なのです。
ジャック・ラランは健康法の教師で、そのコツについてなんでも知っています。また、別の面でも有名人です。とういうのも、自分に手錠をかけて泳ぐからです。それも、1マイルかそれ以上の距離を、大きなボートに人がぎゅうぎゅうに乗りこませ、それを牽引しながら泳ぐのです。
しかしそれらのエピソードはここでは関係ありません。わたしが話したいのは、彼の身につけたあるコツについてです。なぜならそのコツこそが彼の本当の隠された力と考えているからです。それは何か？
習慣化です。
94歳になってさえ、彼は1日の最初の2時間を運動に使っていました。90分のウェイトリフティング、30分の水泳もしくはウォーキング。毎朝ですよ。彼にはそれが必要だったのです。なぜなら自分の目標を達成したかったからです。その目標とは、95歳の誕生日の記念に彼が計画していた水泳のプロジェクトで、カリフォルニアの海岸からブラジルのサンタカタリーナまで泳いで渡るという内容です。距離にして20マイル（訳注：約32.2km）。さらに、彼はジョークのように好んで語っていました。「死ぬなんてことはできないね。死んだら自分の作り上げたイメージが崩れてしまうからね」と。
だから彼は努力したわけです。継続的かつ計画的に。自分の目標へと向かって。彼は同じ運動を毎日毎日し続けました。彼は自分の健康を大切に思っていたからこそ、運動を日々のスケジュールに組み込んでいたのです。
わたしたちもまた、時間管理をするなら、それを習慣にしなければいけません。単なるリストではダメです。もしくは自分のあいまいな感覚に基づいた優先順位のリストでもダメ。そんなものには継続性も計画性もありません。時間管理は現在進行形で行われるべきであり、その計画にしたがって行動することで、目標がなんであれわたしたちは自分の決めた仕事の優先順位に集中しつづけて、1日を終えることができるようになるのです。
わたしの考えでは、時間管理は3つのステップによって習慣化することができます。毎日18分間足らずを使えば、1日の労働時間8時間をうまく管理できるようになります。
ステップ1（5分）1日のプランを設定する。コンピューターの電源を入れる前に、1枚の紙を用意して椅子に座ってください。そして今日あなたがやるべき仕事を決定します。ただし、選択の基準は、「これさえ達成できれば、あなたにとってとてもうまくいった1日だったと感じられる」ことです。あなたが現実的に達成できそうな仕事は何ですか？ なおかつあなたの目標へと前進させてくれ、「今日は生産的で成功した1日だった」と気持ち良く退勤させてくれる仕事は？ 条件に当てはまる仕事を決めて、すべて紙に書き記してください。
さて、次が最も重要なステップです。スケジュール帳を用意して、それらの仕事を、いつどこでやるか決めて、時間のコマにひとつずつ記入していってください。そのとき、最も大変かつ最も重要な仕事を1日の始まりの方に配置してください。「1日の始まりの方」が指しているのは、もし可能ならば、メールチェックよりも前の時間です。もしもリストの仕事全部がカレンダーに書き込めなかった場合、もう一度リストの優先順位を付けなおしてください。このステップはとてつもない力をもたらします。あなたが何かをするつもりでいるならば、時間と場所をまず決めるべきなのです。
ジム・レーヤーとトニー・シュワルツは、その著書『成功と幸せのための4つのエネルギー管理術』の中で、ある研究を紹介しています。それは乳がんの自己診断実験に協力した女性のグループについての研究です。実験は30日間にわたって行われました。自己診断をする場所と時間の予定を申告していたグループは、100%が実験を完遂することができました。そうしていない方のグループで完璧にこなせたのは、たったの53%でした。
別の研究を見てみましょう。薬物依存の治療をしている人々に協力を得て（彼らよりももっと強いストレスを受けている人が世の中にいると思いますか？）、特定の日の午後5時までにエッセイを書いてもらうという実験を行いました。エッセイを書く予定の時間と場所を事前に申告したグループでは、80%がその課題を完遂することができました。そうしなかったグループで達成できた人はひとりもいませんでした。
もしあなたが何かを成し遂げたいと思うのなら、予定する時間と場所を、事前に決めなければなりません。それが決められないときは、その仕事はリストから削除すべきです。
ステップ2（1分／毎時）集中しなおす。時計か携帯電話、もしくはコンピューターのタイマーをセットして、1時間毎に鳴るようにしてください。タイマーが鳴ったら、まず深呼吸をして、リストを見て、この1時間を生産的に過ごせたか振りかえってください。それから、カレンダーを見て、次の1時間の予定を計画的に立てなおしてください。あなたの1日を1時間ごとに管理してください。時間にあなたを管理させてはいけません。
ステップ3（5分） レビューする。コンピューターの電源を切って1日をレビューしてください。どんな仕事がうまくいきましたか？ 何にあなたは集中しましたか？ どこで邪魔が入りましたか？ どんな仕事が明日の1日をもっと生産的にするのに役に立ちそうですか？
習慣化がもたらす力は、仕事のやり方が予測可能になる点にあります。習慣化すると、あなたは同じことを同じやり方で、くりかえしくりかえしやることになります。すると、あるひとつの習慣がもたらす成果も予測できるようになります。もしあなたが、目標を選択する際に計画的かつ抜け目なく行い、その目標を継続的に自分に思い出させ続けられたなら、あなたは常に集中した状態でいられます。これはシンプルな話です。
この時間管理の習慣が、手につながれたクルーズ船を率いて、しかも手錠をかけたままで英仏海峡を渡るのに役に立つわけではないでしょう。けれど、単にあなたが会社を出るときに、「今日の自分は生産的だった。今日の仕事はうまくいった」と感じるためには、役立つかもしれません。
そして、1日の終わりのあなたにとっては、それこそが最も重要なことでしょう？
